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La Fase 2 dello Smart Working: un’occasione da non perdere

di Matteo Bilancioni

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Pochi giorni fa, lo scorso 5 Maggio, si è svolta la Giornata Mondiale dell’Igiene delle Mani, una festa mondiale che l’OMS organizza dal 2005 ma di cui la gran parte del mondo ne ha scoperto l’esistenza solo quest’anno. Il messaggio per la campagna di quest’anno è stato: “SAVE LIVES: Clean your hands”. Nel giro di poche settimane, lavarsi le mani è passato dall’essere un gesto importante per la prevenzione al momento cruciale per salvare la propria vita e quella degli altri.

 

Lo Smart Working di Stato

Abbiamo vissuto la più grande quarantena globale della storia dell’umanità. Siamo stati costretti a rinchiuderci dentro le nostre mura, mutando radicalmente le nostre abitudini di vita, comprese quelle lavorative. Quasi tutti coloro che precedentemente lavoravano dietro una scrivania hanno sì continuato, ma lavorando da casa, almeno parzialmente e a intensità variabile, anche in questi giorni.

Per molti è stata una vera e propria rivoluzione copernicana, dove ogni giorno c’è una nuova scoperta in misura simile a quando cambi lavoro e ti trovi in una nuova azienda: chi prova gioia nel lavorare in pigiama, chi si stupisce della produttività di alcune mattinate particolarmente intense senza l’assillo del telefono, chi ha riscoperto un’intimità quotidiana con la propria famiglia che pensava di aver perso, chi si rammarica per aver passato tutto il tempo in videocall o per non aver potuto gustare un caffè con il collega a metà mattinata. Il mix di queste sensazioni, la valutazione dei pro e dei contro delle nuove abitudini e la comparazione con le precedenti modalità lavorative hanno alimentato confronti, fazioni e paladini di una o dell’altra parte.

Tuttavia, il telelavoro è solo uno spicchio della torta dello Smart Working. E la torta, in questi giorni, l’hanno dovuta assaggiare in molti. Lavorare da casa è solo l’aspetto più immediato ed evidente di una modalità di lavoro molto più evoluta basata sulla flessibilità, l’autonomia e la responsabilizzazione delle risorse, con il fine ultimo dell’aumento del benessere personale e della produttività aziendale. Due aspetti indissolubilmente legati.

 

Cosa resterà di quest’anno 20

Nella Fase 1 siamo stati tutti costretti a chiuderci in casa, ridurre drasticamente molte delle nostre libertà personali e rispettare una serie di regole sociali e sanitarie. La Fase 2, quella della progressiva riapertura, vedrà un allentamento delle restrizioni e la sua efficacia sarà molto più legata alla nostra capacità di portare nel quotidiano quanto imparato nella Fase 1.

Lo stesso concetto può essere valido anche per lo Smart Working. Per non perdere le potenzialità e la consapevolezza acquisite forzatamente in questa fase, ogni azienda dovrebbe chiedersi se e come lo Smart Working possa portare valore alla propria organizzazione. Esattamente come la buona abitudine di lavarsi le mani: tra qualche anno ci dimenticheremo della Giornata Mondiale dell’Igiene delle Mani ma, continuare a farlo, non solo nella Fase 2, non ci farà certo male.

Ciaodino ha fatto dello Smart Working uno dei suoi cinque cardini di agenzia. Per noi lo Smart Working non è solo una modalità di lavoro, ma un vero e proprio asset intorno al quale abbiamo sviluppato il nostro modello aziendale. Dopo averlo testato per quasi tre anni, possiamo definirci anche noi da qualche tempo nella Fase 2 del modello e vorremmo provare a condividere la nostra esperienza per offrire alcuni stimoli di riflessione.

 

Il gioco del Non

Partiamo dai no. In questo caso è più facile definire l’oggetto partendo da cosa non è.

Lo Smart Working non è lavoro da casa. O perlomeno non solo quello. Smart Working significa lavorare da dove si preferisce, che sia casa, ufficio, coworking, bar o biblioteca. Significa permettere alla persona di trovare l’ambiente più favorevole alla propria produttività. Spesso questo è l’ambiente domestico, ma non sempre e non tutti i giorni.

Lo Smart Working non concerne solo i luoghi ma anche i tempi. Il fine non sono le ore uomo ma l’obiettivo: lo Smart Working consente una gestione più flessibile degli impegni alla persona, per facilitarne il miglioramento della prestazione. Ciò significa maggiore elasticità degli orari di lavoro, sia in eccesso che in difetto, per permettere al collaboratore di gestire al meglio il suo equilibrio tra lavoro e vita privata.

Lo Smart Working non è adatto a tutti i contesti, al contrario di quanti si schierano necessariamente da una parte o dall’altra. Ci sono persone idiosincratiche al modello, che non riescono a lavorare da un luogo diverso dall’ufficio. Al tempo stesso ci sono attività che non lo permettono nel concreto, perché sono necessarie attività manuali o che necessitano la presenza in luoghi specifici. Infine, ci sono svariati business che non si prestano e in cui la produttività ne risentirebbe se il modello fosse adottato. Come dice la parola, Smart può essere tradotto con intelligente e i dogmi sono i più fieri nemici dell’intelligenza, compreso quello dello Smart Working sempre, comunque e ovunque.

 

Le persone al centro

Quando racconto il modello organizzativo di Ciaodino totalmente focalizzato sullo Smart Working, la prima domanda che molti mi fanno è questa: “Quali tecnologie e tool utilizzate?”. Dal mio punto di vista la tecnologia per lavorare da remoto è diventata commodity. Esiste un’offerta talmente ampia in termini sia di funzionalità che di prezzo da renderla accessibile ad ogni organizzazione, dalla piccola azienda alla multinazionale.

Per sviluppare il nostro modello organizzativo non siamo partiti dalla tecnologia ma delle persone. Mettere le persone del team nella miglior condizione per lavorare è il presupposto fondamentale per il miglioramento delle prestazioni, e su questo orizzonte ci siamo focalizzati. Smart Working per Ciaodino significa mettere al centro la persona e non l’attività che deve svolgere: la qualità dell’output dell’attività svolta è la conseguenza del modo di lavorare, non viceversa. Ciò si traduce in migliori prestazioni personali e aziendali, con conseguente maggiore soddisfazione per i clienti. In termini assoluti è Smart Working un approccio intelligente alle strutture organizzative, e nello specifico la modalità di lavoro più efficace nel massimizzare l’efficienza di un’organizzazione. Ogni azienda ha il suo, la risposta non è mai la stessa e universale: la vera sfida è scoprirlo.

 

Working Smart

Ora che abbiamo chiarito cosa intendiamo per Smart Working, passiamo a definire come può essere utile alle aziende nel nuovo contesto. Lavorando fianco a fianco e confrontandoci quotidianamente tra soci, collaboratori e dipendenti, abbiamo sviluppato quello che è il modello organizzativo migliore per la nostra agenzia.

 

  1.  Il tuo ufficio è dove lavori meglio
    Chi lavora meglio da casa, chi ama l’ambiente stimolante dei coworking, chi preferisce stare fianco a fianco dei colleghi: le persone sono tutte diverse ma noi non imponiamo un luogo di lavoro, imponiamo che sia il collaboratore a scegliere. Ciaodino sostiene le spese relative alla scelta del lavoratore, che siano postazioni ergonomiche domestiche o l’utilizzo degli uffici condivisi e coworking.
  2. Non esistono orari ma regole e obiettivi
    L’orario di lavoro in Ciaodino non è libero: non sarebbe possibile lavorare in team se alcuni di noi lavorassero di notte. Esistono però regole e flessibilità. La regola è che lo spazio di lavoro è compreso tra le 8 di mattina alle 7 di sera e il team si organizza in maniera flessibile all’interno della forbice, garantendo un livello di servizio commisurato agli obiettivi. In questo senso la responsabilizzazione del lavoratore e la fiducia del datore di lavoro sono fondamentali: lo Smart Working non è una scusa per lavorare di meno né un pretesto per chiedere l’impossibile.

     

  3. Worklife balance, non worklife
    Nel nostro settore il modello Google ha fatto scuola. Quello del campus tecnologico dove la vita del lavoratore è totalmente permeata a quella dell’azienda ha rappresentato per anni il modello a cui tutti noi ci ispiravamo. Il luogo di lavoro come ambiente protetto, dove si mangia, si dorme, si cresce la propria famiglia, si fa sport e ci si diverte, sempre a stretto contatto con i colleghi. Senza dubbio affascinante, ma il lavoro deve essere occasione di crescita, non di alienazione. Noi riteniamo che la vita lavorativa e quella privata debbano rimanere separate, offrendo a ognuno la possibilità di trovare il miglior equilibrio possibile.

 

Perché non torneremmo mai indietro

Non nascondo che quando abbiamo cominciato ad adottare il nuovo modello le incognite fossero più delle certezze. Si trattava di sostituire a una tipica struttura organizzativa basata sulla presenza fisica e sul controllo ad una fondata su principi di flessibilità e fiducia. Tuttavia, a distanza di quasi tre anni, possiamo sostenere di aver tratto dei vantaggi irrinunciabili dai quali non torneremmo mai indietro.

  1. Benessere
    Adottando un nuovo approccio organizzativo, ci eravamo dati l’obiettivo di migliorare le prestazioni dell’agenzia e le nostre vite private. Possiamo dire di averlo raggiunto: un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata consente di avere più work (in termini di produttività) e più life (in termini di benessere). Dalla mia prospettiva, non rimpiango il modo di lavorare delle mie precedenti esperienze lavorative e farei molta fatica a riabituarmi alle vecchie consuetudini. L’entusiasmo con cui tutto il team di Ciaodino lavora ogni giorno e l’impatto che ha avuto nella loro quotidianità, ci conferma l’importanza di avere un modello adattabile a persone con esigenze molto diverse.
  2. Produttività
    Anche in termini puramente economici, possiamo dire che l’approccio allo Smart Working di Ciaodino con questi presupposti funziona. Nonostante i costi variabili legati al lavoro siano leggermente superiori, la riduzione dei costi fissi di struttura consente di massimizzare il margine operativo. Ciò è stato ancor più vero nella fase di startup, quando i costi fissi di avviamento hanno una maggiore incidenza sul conto economico.
  3. Recruitment
    Un altro aspetto interessante, e che un po’ mi ha stupito, è quanto lo Smart Working sia un tema molto forte anche in sede di reclutamento di nuove risorse. Non solo il modello è molto attrattivo per il candidato in sede di colloquio (chi non cerca maggiore flessibilità lavorativa, al giorno d’oggi?), ma anche dal punto di vista delle opportunità dell’azienda. Non avendo alcun paletto relativo al luogo di lavoro del candidato, non abbiamo alcun limite di reclutamento nemmeno in termini geografici. Ciò significa che possiamo assumere chiunque indipendentemente dalla residenza e possiamo garantirgli la possibilità di cambiarla quando e dove vuole.
  4. Formazione
    Un tema molto dibattuto riguardo al lavoro da remoto in generale è l’efficacia del modello nella formazione di nuove risorse. Dalla nostra esperienza possiamo affermare che, se correttamente strutturata, anche questa attività è gestibile. Abbiamo formato con successo lavoratori completamente a digiuno di competenze relative al settore e continuiamo a farlo ogni giorno anche sulle soft skills. Oltre alla formazione one-to-one affianchiamo sessioni di gruppo su argomenti specifici e promuoviamo la partecipazione a corsi di aggiornamento esterni.
  5. Cultura aziendale
    Molti sostengono che da remoto sia impossibile modellare una cultura aziendale condivisa e condividere dei valori di riferimento. Per verificarlo con un valutatore esterno, lo scorso mese ci siamo sottoposti al Team Vital Signs di Six Seconds che dispone di un modello di assessment a livello internazionale per verificare il coinvolgimento dei lavoratori e la condivisione dei valori aziendali. Tutti i membri di Ciaodino rispondendo alla survey hanno dipinto una situazione aziendale contraddistinta da forte appartenenza e fiducia nei confronti del team. Questo risultato non è avvenuto grazie allo Smart Working né tantomeno lo Smart Working è stato un ostacolo da superare. La verità è molto più semplice: ci siamo chiesti, esattamente come ogni altra organizzazione, come poter diffondere tra tutti noi valori forti, condivisi e sostenibili nel tempo. Da questa base abbiamo sviluppato poi i processi: dall’induction di un nuovo assunto, ai momenti di condivisione fisici e virtuali fino al day by day.

Questo è il modello che funziona per Ciaodino, ma non è statico e immutabile. Questa pandemia ci ha insegnato che tante certezze possono essere messe in discussione in un attimo e che ci sono cambiamenti che possono avere accelerazioni improvvise per fattori esogeni non controllabili. È stata una ulteriore conferma che ben presto dovremo mettere nuovamente tutto in discussione per continuare a modificare il nostro modello organizzativo. Non sappiamo come saremo organizzati tra un anno ma ce lo stiamo già chiedendo e siamo certi che si evolverà con noi. Ma quello che non cambierà mai sarà l’approccio, basato su un metodo razionale e flessibile di gestire la struttura aziendale. Indipendentemente che l’etichetta associata sia Smart Working o di qualsiasi altro tipo.

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